Datenschutzerklärung
Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Teamnet GmbH (nachfolgend: „Wir“, „uns“). Wir betrachten es als unsere vorrangige Aufgabe, die Vertraulichkeit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu wahren und diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Deshalb wenden wir äußerste Sorgfalt und modernste Sicherheitsstandards an, um einen maximalen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unserer Webseite kundenportal.faxsuite.de (nachfolgend „Webseite“ genannt).
1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist Teamnet GmbH vertreten durch: Stefan Holdmann und Jörg Michels (Geschäftsführer) Technologiepark 20 33100 Paderborn Telefon: 05251 68241-15 E-Mail: info@teamnet.de
2. Datenschutzbeauftragten
secjur GmbH Steinhöft 9 20459 Hamburg E-Mail: dsb@secjur.com
Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
3. Begriffsbestimmung
Diese Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der DSGVO. Zur Vereinfachung möchten wir Ihnen einige in diesem Zusammenhang wichtige Begriffe näher erläutern:
- Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
- Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
- Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
- Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
- Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
4. Daten für die Bereitstellung der Webseite und die Erstellung der Protokolldateien
Wenn Sie diese Webseite zu rein informatorischen Zwecken nutzen, ohne anderweitig (z.B. durch Registrierung oder Nutzung des Kontaktformulars) Daten an uns übermitteln, erheben wir über Server Logfiles technisch notwendige Daten, die automatisch an unseren Server übermittelt werden, u.a.:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- IP-Adresse
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Webseite, von der aus die Webseite aufgerufen wurde; Webseiten, die über die Webseite aufgerufen wurden
- Besuchte Seite auf unserer Webseite; Übertragene Datenmenge
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Betriebssystem
- Zugriffs-Status (z.B. ob die Webseite problemlos aufgerufen werden konnte oder ob Sie eine Fehlermeldung erhalten haben)
- Nutzung von Webseite-Funktionen
- eingegebene Suchbegriffe
- Zugriffshäufigkeit der einzelnen Webseite
- übertragene Datenmenge
- andere Webseiten, die Sie ausgehend von dieser Webseite besuchen, entweder durch Klicken auf einen Link auf dieser Webseite oder über direkte Eingabe der Domain in der Eingabeleiste im selben Fenster Ihres Browsers
Die vorübergehende Speicherung der Daten ist für den Ablauf eines Webseitenbesuchs erforderlich, um Ihnen unsere Webseite anzeigen zu können. Diese Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Funktionsfähigkeit der Webseite und die Sicherheit der informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um die Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität unserer Webseite zu garantieren.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Bei der Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Die Protokolldateien werden maximal bis zu 24 Stunden direkt und ausschließlich für Administratoren zugänglich aufbewahrt. Danach sind sie nur noch indirekt über die Rekonstruktion von Sicherungsbändern verfügbar und werden nach maximal vier Wochen endgültig gelöscht.
Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir Speicherplatz, Rechenkapazität und Software, die wir von unserem Server Teamnet (Webhoster) beziehen.
5. Registrierung Testzugang
Sie können sich einen Testzugang anlegen, um das Produkt Faxsuite unverbindlich 4 Wochen zu testen. Die dazu eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung unseres Dienstes, für den Sie sich registriert haben. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Andernfalls wird die Registrierung abgelehnt. Bei Anlegung eines Kundenkontos unter „Testzugang“ werden die folgenden von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten widerruflich gespeichert:
- Firmenname
- Vor- und Nachname
- Adress- und Kontaktdaten
- E-Mail-Adresse
- Passwort
Im Rahmen der Registrierung sowie anschließender Anmeldungen und Nutzungen des Testzugangs speichern wir darüber hinaus Ihre IP-Adresse nebst den Zugriffszeitpunkten, um die Registrierung nachweisen und etwaigem Missbrauch des Kundenkontos vorbeugen zu können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die vorgenannten Verarbeitungen erforderlich sind, um Ihnen Faxsuite zur Nutzung und Testung zur Verfügung zu stellen.
Die bei der Registrierung erfassten Daten verbleiben bei uns bis zur Löschung Ihres Testzugangs. Wenn wir keine anderslautende Aufforderung von Ihnen bekommen, werden Ihr Testzugang und die bei der Registrierung eingegebenen Daten nach spätestens 45 Tagen von uns gelöscht. Bei einer Entscheidung für die weitere Nutzung von Faxsuite nach Ablauf des Testzeitraums werden Ihre Daten bis zum Ende des Vertragszeitraums gespeichert. Gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.
6. Kontaktformular
Über unsere Webseite haben Sie die Möglichkeit sich über das „Kontaktformular“ an uns zu wenden. Im Rahmen der Kontaktaufnahme und Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
- Firmenname
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Faxnummer
- Adressdaten
- Datum und Zeit der Anfrage
- Kommunikationsinhalte
Soweit Sie mit uns im Rahmen einer bestehenden Vertragsbeziehung Kontakt aufnehmen oder uns im Vorfeld zur Information über unser Leistungsangebot oder unsere sonstigen Services kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Im Übrigen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur sachgerechten Beantwortung von Kunden-/Kontaktanfragen.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Erreichung des Zweckes der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Rahmen von Kontaktanfragen ist dies grundsätzlich dann der Fall, wenn sich aus den Umständen ergibt, dass der konkrete Sachverhalt abschließend bearbeitet ist.
7. Auftragsformular
Über unsere Webseite haben Sie die Möglichkeit ein Auftragsformular für Faxsuite, Faxempfangsrufnummer und Faxmailing herunterzuladen und auszufüllen. In diesem Rahmen und insbesondere zur Vertragsabwicklung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
- Firmenname
- Adressdaten
- Vor- und Nachname eines Ansprechpartners
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Faxnummer
- Bank- und Finanzdaten
Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Erreichung des Zweckes der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.
8. Übermittlung von personenbezogenen Daten
Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass die personenbezogenen Daten an andere Empfänger übermittelt oder sie ihnen gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser personenbezogenen Daten können z.B. mit IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister oder Anbieter von Diensten und Inhalten, die in eine Webseite eingebunden werden, gehören. In solchen Fällen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw. Vereinbarungen, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten dienen, mit den Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten ab.
9. Löschung von Daten
Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald die zur Verarbeitung erteilte Einwilligung widerrufen wird oder sonstige Erlaubnisse entfallen (z.B., wenn der Zweck der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten entfallen ist oder sie für den Zweck nicht erforderlich sind). Sofern die personenbezogenen Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt. Das heißt, die personenbezogenen Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für personenbezogene Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich sind.
Unsere Datenschutzhinweise enthalten ferner weitere Angaben zu der Aufbewahrung und Löschung von personenbezogenen Daten, die für die jeweiligen Verarbeitungen vorrangig gelten.
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen als betroffene Person nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben wollen, kontaktieren Sie uns bitte über die oben angegebenen Kontaktadressen oder unseren Datenschutzbeauftragten.
11.1 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
11.2 Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
11.3 Recht auf Berichtigung
Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen.
11.4 Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung bzw. Speicherung nicht erforderlich ist.
11.5 Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.
11.6 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
11.7 Widerrufsrecht bei Einwilligungen
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
11.8 Beschwerde bei Aufsichtsbehörde
Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Vorgaben der DSGVO verstößt.
12. Änderung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.
Wenn wir unsere Webseite und unsere Angebote weiterentwickeln oder sich gesetzliche oder behördliche Vorgaben ändern, kann es notwendig sein, diese Datenschutzhinweise zu ändern.
Stand: April 2025